メール・クライアントでは、メールのデータ管理方法として、単純な方法を採用しています。
標準では、新しく受信したメッセージを入れる「受信トレイ」、送信する準備のできたメッセージを入れておく「送信トレイ」、送信済みのメッセージを入れておく「送信済みアイテム」、削除したメッセージを一時的に保存しておく「削除済みアイテム」などのフォルダがあり、これらのフォルダは、実際のディスク上では、それぞれ1つのファイルとして格納されています。
フォルダに新しいメッセージを追加する場合は単にファイルの最後部に追加し、メッセージを削除する場合は、使用していた領域への内部的なリンク （ポインタ）を外すだけです。そのため、メッセージを削除してもファイルのサイズは変わらず、ファイル内部の未使用領域が増えていくだけになります。
たとえ利用者が積極的にメッセージを削除しても、ファイルのサイズは小さくはならず、ファイルサイズが増大するに伴って、メールの処理時間が長くなっていくことになります。
しかし「フォルダの最適化」という操作を行うことにより、ファイル内の未使用領域（削除されたメッセージが占めていた領域）をなくして、メール・クライアントで使用するディスク領域を節約することができます。
懸賞の応募を行うと毎日膨大なメールを受信することとなります。メールが大量に保存されている状況では、メールクライアントの起動だけでも数分がかかることになりますので、できる限りこまめに不要なメールの削除を行い、「フォルダの最適化」も定期的に行うことをお勧めします。
- 注意すべき点として、「フォルダの最適化」はファイルを圧縮して、ファイルサイズを小さくすることではありません。
メッセージが削除されて未使用となっている部分をなくすことで、ファイルサイズを小さくする処理です。
メッセージが削除されていない状況では効果はありませんのでご注意ください。
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